SỞ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ TỈNH BẮC NINH

TRUNG TÂM THÔNG TIN TƯ VẤN VÀ XÚC TIẾN ĐẦU TƯ

CHUYÊN GIA TƯ VẤN HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP

Đăng Ký Mẫu Dấu

Hướng dẫn thông báo mấu dẫu qua mạng điện tử

I.Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu

Các bước tạo hồ sơ đăng ký trực tuyến

Bước 1 Chọn Phương thức nộp hồ sơ
Bước 2 Chọn loại đăng ký trực tuyến
Bước 3

- Tìm kiếm doanh nghiệp/ĐVTT để tiến hành đăng ký thay đổi

- Chọn loại đăng ký thay đổi: Thông báo mẫu dấu

Bước 4 Chọn loại giấy tờ nộp qua mạng điện tử
Bước 5 Xác nhận thông tin đăng ký

 

Bước 1: Chọn phương thức nộp hồ sơ (Hình 21)

- Tùy từng trường hợp cụ thể, người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn một trong các phương thức sau:

  • Sử dụng Tà i khoản đăng ký kinh doanh
  • Sử dụng chữ ký số công cộng

 Hình 1: Màn hình chọn phương thức nộp hồ sơ

Hình 1: Màn hình chọn phương thức nộp hồ sơ

 So sánh nộp hồ sơ bằng Tài khoản ĐKKD và chữ ký số công cộng

Hình 2: So sánh nộp hồ sơ bằng Tài khoản ĐKKD và chữ ký số công cộng

 

Bước 2: Chọn hình thức đăng ký (Hình 3)

- Chọn hình thức đăng ký: Đăng ký thành lập thay đổi doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc;

- Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước.

Màn hình chọn hình thức đăng ký

Hình 3: Màn hình chọn hình thức đăng ký

 

Bước 3:

1. Tìm kiếm doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc để tiến hành đăng ký thay đổi

Tìm kiếm doanh nghiệp hoặc đơn vị phụ thuộc

Hình 4: Tìm kiếm doanh nghiệp hoặc đơn vị phụ thuộc

Lưu ý:

     - Chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm (không cần nhập cả 2 loại mã số)

     - Nếu tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp: nhập mã số của doanh nghiệp

     - Nếu tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh: cần nhập mã số của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (không nhập mã số của doanh nghiệp)

2. Chọn loại đăng ký thay đổi

Chọn loại đăng ký thay đổi: Thông báo mẫu dấu

Hình 5: Chọn loại đăng ký thay đổi: Thông báo mẫu dấu

Bước 4: Chọn tài liệu đính kèm hồ sơ (Hình 6)

- Tích chọn loại tài liệu đính kèm hoặc giữ Ctrl và tích để chọn nhiều loại tài liệu cùng lúc  Nhấn nút [Chọn] để thêm tài liệu vào danh sách;

- Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước;

Hình 6: Màn hình chọn các loại tài liệu đính kèm

- Nhấn [OK] để xác nhận các loại tài liệu đính kèm hoặc [Cancel] để quay lại chọn lại các tài liệu đính kèm (Hình 7).

Hình 7: Màn hình xác nhận tài liệu đính kèm

Lưu ý:

- Chỉ chọn các giấy tờ NỘP KÈM thông báo mẫu dấu (không có loại giấy tờ là “Thông báo mẫu dấu”).

- Việc tải các giấy tờ cần nộp lên Hệ thống sẽ được thực hiện ở bước tiếp theo.

Bước 5: Thông tin chờ xác nhâṇ (Hình 8):

- Màn hình sẽ hiển thị những thông tin người sử dụng đã điền về loại hình doanh nghiệp, thông tin về tài liệu đính kèm tương ứng.

- Nhấn nút [Bắt đầu] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước Trạng thái của hồ sơ chuyển thành “Đã lưu”.

Hình 8: Màn hình xác nhận thông tin đăng ký

II. Kê khai thông tin trong hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử

2.1. Nhập khối thông tin Mẫu dấu

- Nhập các thông tin về mẫu con dấu, bao gồm: Loại thông báo, ngày có hiệu lực, số lượng con dấu, Ghi chú (nếu có).

Khối thông tin mẫu dấu

Hình 9: Khối thông tin mẫu dấu

Lưu ý:

- Doanh nghiệp cần lựa chọn một trong các loại thông báo:

        + Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu (thông báo mẫu con dấu mới)

        + Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu

        + Thông báo về việc hủy mâu con dấu

- Tải thông báo mẫu dấu:

Lưu ý:

- Doanh nghiệp tải 01 file thông báo mẫu dấu. Trường hợp thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp gồm nhiều trang, doanh nghiệp cần scan gộp thành 1 file pdf để tải lên Hệ thống. Hệ thống không hỗ trợ tải nhiều file thông báo mẫu dấu.

2.2. Điền khối thông tin Người ký

Chỉ định người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:

- Người nộp hồ sơ/người đăng ký thực hiện gán tên người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Người ký phải sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;

- Người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn khối thông tin [Người ký/xác nhận];

Khối thông tin Người ký/xác nhận

Hình 30: Khối thông tin Người ký/xác nhận

- Trong trường “Tìm kiếm email”: Nhập email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và nhấn nút [Tìm kiếm] Hệ thống tự động điền thông tin về Họ tên của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ. Thông tin về họ tên và email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơkhông chỉnh sửa được;

- Để tìm kiếm được thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ email, địa chỉ email cần phải:

  • Đã được đăng ký tại bước đăng ký tài khoản thông thường;
  • Tài khoản thông thường phải ở trạng thái “đang hoạt động” và đã được kết nối với chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh (tương ứng với phương thức nộp hồ sơ của bộ hồ sơ đang chuẩn bị).

- Người nộp hồ sơ/người đăng ký nhập thông tin về Chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ tại trường thông tin “Chức danh” (Hình 31);

Chức danh của người ký

Hình 31: Chức danh của người ký

- Người nộp hồ sơ/người đăng ký nhấn nút [Chọn] để yêu cầu cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ ký lên hồ sơ (Hình 31). Thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ được cập nhật vào danh sách: Danh sách những người ký lên hồ sơ (Hình 30);

- Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến địa chỉ email đã đăng ký của các cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ.

Lưu ý:

- Tại bước này, nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký muốn xóa tên một cá nhân nào đó khỏi danh sách các cá nhân cần ký lên hồ sơ, chọn nút [Xóa] tương ứng với cá nhân đó trong danh sách, xác nhận lại việc xóa tên cá nhân cần ký lên hồ sơ  => Tên cá nhân này sẽ được xóa khỏi danh sách.

Xóa người ký khỏi danh sách

Hình 32: Xóa người ký khỏi danh sách

- Nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng tất cả các cá nhân ký số lên hồ sơ đều phải ký hồ sơ bằng chữ ký số công cộng (Hệ thống không cho phép cá nhân có Tà i khoản đăng ký kinh doanh ký lên hồ sơ này).

- Nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng Tà i khoản đăng ký kinh doanh => tất cả các cá nhân ký số lên hồ sơ đều phải ký hồ sơ bằng Tà i khoản đăng ký kinh doanh (Hệ thống không cho phép cá nhân có chữ ký số công cộng ký lên hồ sơ này).

2.3. Điền khối thông tin Người liên hệ

Người nộp hồ sơ/người đăng ký thực hiện điền thông tin về người nộp hồ sơ để nhận thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ.

2.4. Kiểm tra thông tin hồ sơ

- Nhấn nút [Kiểm tra thông tin] để kiểm tra xem các thông tin cần nhập đã đầy đủ và đúng theo yêu cầu (Hình 33);

Hình 33: Màn hình hiển thị các nút chức năng xử lý hồ sơ

- Hệ thống sẽ hiển thị các cảnh báo lỗi nếu thông tin đã nhập chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác (Hình 34);

Màn hình hiển thị cảnh báo lỗi

Hình 34: Màn hình hiển thị cảnh báo lỗi

- Trong trường hợp có cảnh báo lỗi: tích vào dòng cảnh báo lỗi => Hệ thống sẽ tự động chuyển đến màn hình có trường thông tin bị lỗi (Hình 34);

- Sau khi sửa lỗi, nhấn nút [Đóng báo cáo KT thông tin] để đóng các cảnh báo lỗi (Hình 33);

- Nhấn nút [Kiểm tra thông tin] để kiểm tra lại thông tin hồ sơ (Hình 33): => Nếu không còn cảnh báo lỗi, thực hiện tiếp các bước tiếp theo; => Nếu còn cảnh báo lỗi, thực hiện lại các bước trên.

- Nhấn nút [Xem trước] để hiển thị Dự thảo Giấy chứng nhận (Hình 33);

III. Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu

- Khi nộp hồ sơ đăng ký điện tử, người dùng cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy).

- Yêu cầu đối với tài liệu đính kèm là văn bản điện tử: 

  • Được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy
  • Có định dạng “.doc” hoặc “.pdf”  Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
  • Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy 
  • Có dung lượng không quá 15Mb

Cách tải tài liệu đính kèm

- Nhấn chọn vào từng tài liệu đính kèm và tiến hành tải các tài liệu theo các mục tương ứng.

- Hệ thống chấp nhận cả 2 loại tài liệu đính kèm:

  • Tài liệu đính kèm thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu); 
  • Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.

Hình 35: Tải các tài liệu đính kèm

IV. Chuẩn bị hồ sơ

- Sau khi điền đầy đủ thông tin của hồsơ, nhấn nú t [Chuẩn bi]̣;

- Nhâp̣ mã xác nhâṇ hiển thi ̣trên màn hình. Tên Phòng Đăng ký kinh doanh sẽtiếp nhâṇ hồ sơ được hiển thi ̣bên dướ i đoaṇ mãxác nhâṇ và dướ i daṇ g không chỉnh sửa đươc̣ . Nếu hồ sơ vâñ còn thiếu thông tin theo quy điṇ h, Hê ̣ thống sẽhiển thi ̣cảnh báo đỏ. Ngườ i nôp hồ sơ/người đăng ký phải chỉnh sửa và chuẩn bi ̣laị hồ sơ. Hê ̣thống tựđôṇ g choṇ Phòng Đăng ký kinh doanh để xử lý hồ sơ căn cứ vào tỉnh/thành phố của điạ chỉ tru ̣sở chính doanh nghiêp̣ đã nhâp̣ taị bước nhâp̣ thông tin.

- Nếu hồ sơ đã đầy đủ thông tin theo quy điṇ h, nhập “chuỗi ký xác nhận” và nhấn nút [Xác nhận] để hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ.

Nhập mã xác nhận

Hình 36: Nhập mã xác nhận

- Hê ̣thống taọ mãsố tham chiếu của hồ sơ có daṇ g như sau: OD-xxxxxxx/xx, ví du:̣ OD0000377/13. Hồ sơ được chuyển sang traṇ g thá i “Đãchuẩn bi”̣ và không thể chỉnh sửa đươc̣ thông tin (Hình 37).

Hồ sơ đã được chuẩn bị

Hình 37: Hồ sơ đã được chuẩn bị

 

VI. Ký số/ Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

- Việc chỉ định người ký số/xác định hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, như hướng dẫn tại phần trên.

- Để tiến hành ký số/Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ mở hồ sơ cần ký, nhấn nút [Ký số/ Xác thực bằng tài khoản ĐKKD] để tiến hành ký số/xác thực (Hình 38).

Ký số/Xác thực lên hồ sơ

- Với trường hợp hồ sơ dùng chữ ký số công cộng, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ thưc̣ hiêṇ các bước sau:

  • Cắm USN token vào ổ cắm USB của máy tính;
  • Tích choṇ nú t xác nhâṇ “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;
  • Nhấn nút [Xác nhận]
  • Máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhâṇ daṇ g chữ ký số công cộng và người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽ choṇ chữ ký số công cộng dùng để ký lên hồ sơ;
  • Nhấn nú t [Ký số/Xác thực bằng Tài khoản ĐKKD];
  • Nhập mã PIN;
  • Khi hê ̣thống thông báo viêc̣ kýsố thành công, nhấn nút [Đóng].

- Với trường hợp hồ sơ dùng Tà i khoản đăng ký kinh doanh, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ thưc̣ hiêṇ các bước sau (Hình 39):

  • Tích choṇ nú t xác nhâṇ “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”
  • Phần tên đăng nhập đã được mặc định sẵn, người ký chỉ cần nhập mật khẩu của tài khoản thông thường đã tạo;
  • Nhấn nút [Xác nhận].

 Xác nhận ký số sử dụng Tài khoản ĐKKD

- Hồ sơ đang trong quá trình ký có traṇ g thái “Đang ký”, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể xem thông tin về tình trạng ký hồ sơ bằng cách chọn khối thông tin [Người ký/Xác nhận] (Hình 40).

Danh sách người ký

Hình 40: Danh sách người ký

- Khi hồ sơ đãcó đầy đủ chữký , traṇ g thá i hồ sơ sẽchuyển thành “Đã ký”. Nếu phát hiện sai sót trong việc gán tên cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể thay đổi thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ  Nhấn nút [Hủy bỏ việc ký hồ sơ] và thưc̣ hiêṇ laị bước ký lên hồsơ từ đầu.

Lưu ý: Người nộp hồ sơ/người đăng ký chỉ có thể nộp hồ sơ khi tất cả các cá nhân có trách nhiệm ký hồ sơ đã ký vào hồ sơ.

VII. Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh

 Bấm nút nộp hồ sơ vào Phòng ĐKKD

Hình 41: Bấm nút nộp hồ sơ vào Phòng ĐKKD

Hoàn tất quá triǹ h nhâp̣ vànôp̣ hồsơ trên maṇg

- Sau khi người nộp hồ sơ/người đăng ký hoàn thành việc nộp hồ sơ, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đươc̣ chuyển sang traṇ g thái “Đang nôp̣ ” và đươc̣ tự đôṇ g tiếp nhận trên Hê ̣thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để và chuyển về tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh tương ứng phục vụ cho việc xử lý hồ sơ. Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia (Hình 42: Trạng thái của hồ sơ sau khi nộp vào Phòng ĐKKD - )

 Trạng thái của hồ sơ sau khi nộp vào Phòng ĐKKD

Hình 42: Trạng thái của hồ sơ sau khi nộp vào Phòng ĐKKD

- Khi hồ sơ đã được nộp thành công, Hệ thống hiển thị 02 bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ/người đăng ký.

  • Bản Xem trước hồ sơ bao gồm các thông tin của hồ sơ đã nộp  Nhấn nút [Xem trước] => [Khởi tạo] để tạo bản in này. 
  • Giấy biên nhận =>Nhấn nút [In] để xem và in Giấy biên nhận

VIII. Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ

- Sau khi hồ sơ đươc̣ lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể tìm kiếm hồsơ tại bất kỳ thời điểm nào.

- Sau khi đăng nhâp̣ vào tài khoản của mình, người nộp hồ sơ/người đăng kýchoṇ “Danh sách hồ sơ đăng ký” => Tìm kiếm hồ sơ theo các tiêu chí có sẵn như tên doanh nghiêp̣ ; mãsố doanh nghiêp̣ ; số tham chiếu của hồ sơ (Hình 43: ).

Danh sách hồ sơ đăng ký qua mạng

Hình 43: Danh sách hồ sơ đăng ký qua mạng

- Tại danh sách hồ sơ, người sử dụng có thể nhìn thấy tình trạng xử lý bộ hồ sơ đã đăng ký.

Hình 44: Màn hình danh sách hồ sơ và trạng thái hồ sơ

Ban biên tập